Retningslinjer for forvaltning og fordeling av vederlag
Sist endret av representantskapet 30. november 2022.
Retningslinjene henviser flere steder
til Kopinors vedtekter, som kan leses her.
1 Innledning
Disse retningslinjene beskriver generelle prinsipper for forvaltning og fordeling av vederlagsmidler i Kopinor, jf. vedtektene § 5–6 annet ledd og regler gitt i lov om kollektiv forvaltning. Retningslinjene kan endres av Kopinors representantskap.
Representantskapet fastsetter nærmere prosedyrer for fordeling av kollektivt vederlag til kategorier av rettighetshavere, som supplerer retningslinjene. I tillegg fastsetter styret nærmere instruks for fordelingsnemndas arbeid, jf. vedtektene § 7–3 tredje ledd.
2 Fordeling og utbetaling
2.1 Vederlag til norske rettighetshavere, individuelle data
Vederlagsmidler som kan knyttes til individuelle rettighetshavere basert på opplysninger om bruken, fordeles individuelt av Kopinor. Når det er aktuelt, fastsettes fordelingen mellom opphaver- og utgivervederlag ved tilsvarende prosedyre som ved fordelingen av kollektivt vederlag til kategorier av rettighetshavere, jf. punkt 2.2.
Fordelingen skal skje uten ugrunnet opphold, og senest ni måneder etter utløpet av året midlene ble krevd inn. Styret kan fastsette et minimumsbeløp for utbetaling. En rettighetshaver kan likevel kreve å få utbetalt vederlag under minimumsbeløpet.
Dersom mottaker av individuelt vederlag ikke er funnet, gjøres opplysninger om de aktuelle verkene tilgjengelig for rettighetshavere som er representert gjennom Kopinor og for allmennheten slik det er angitt i lov om kollektiv forvaltning.
2.2 Vederlag til kategorier av norske rettighetshavere
Når vederlagsmidler etter styrets vurdering ikke kan knyttes til individuelle rettighetshavere basert på opplysninger om bruken, skal Kopinor gjennomføre undersøkelser som gir grunnlag for fordeling til de kategorier av rettighetshavere Kopinor krever inn vederlag for. Fordeling skal skje uten ugrunnet opphold, normalt hvert kvartal.
For det enkelte vederlagsområde fastsetter styret, på grunnlag av statistiske undersøkelser eller andre metoder, fordelingen mellom norsk og utenlandsk materiale og fordelingen mellom opphavere og utgivere når denne ikke er gjenstand for forhandlinger mellom representative medlemsorganisasjoner, jf. vedtektene § 6–7.
Styret fastsetter videre på grunnlag av statistiske undersøkelser eller andre metoder inndelingen av vederlaget i innholdskategorier godkjent av medlemsorganisasjonene, til bruk for fordelingen mellom medlemsorganisasjonene. Medlemsorganisasjonene inngår fordelingsavtale etter prosedyrene for fordeling av kollektivt vederlag, vedtatt av representantskapet, og i henhold til vedtektene § 7–3 og § 9–3.
I påvente av en fordelingsavtale kan det etter innstilling fra fordelingsnemnda og beslutning i styret utbetales akontobeløp. Ved akontofordelinger tas forbehold om tilbakebetaling ved senere endelig fordeling. Styret avgjør eventuell rentebelastning og om det skal stilles sikkerhet for de beløp som utbetales.
Utbetalinger til en medlemsorganisasjon skjer under forutsetning av at krav fra uorganiserte rettighetshavere på området skal dekkes av vedkommende organisasjon. Dersom Kopinor utbetaler vederlag som følge av slike krav, vil beløpet bli krevd tilbake fra organisasjonen.
2.3 Vederlag til utenlandske og samiske rettighetshavere
Midler krevd inn for utenlandske rettighetshavere overføres til utenlandske organisasjoner i henhold til representasjonsavtaler med disse. Utbetaling skal skje uten ugrunnet opphold, og senest ni måneder etter utløpet av det året midlene ble krevd inn.
På samme måte skal midler som er krevd inn for samiske rettighetshavere, overføres til organisasjon som representerer disse i henhold til egen avtale.
3 Ikke fordelbart vederlag
3.1 Vederlag til individuelle rettighetshavere
Dersom rettighetshaveren, etter gjentatte søk og kunngjøring, ikke er funnet innen tre år etter utløpet av det regnskapsåret inntektene ble krevd inn, omfordeles vederlagsmidlene til medlemsorganisasjonene basert på foregående års fordeling.
3.2 Vederlag til ikke representerte utgivergrupper
Vederlagsmidler for utgivergrupperinger som ikke kan sies å være representert gjennom Kopinors medlemsorganisasjoner, avsettes i tre år for å møte eventuelle krav. Etter tre år anses midlene som foreldet og disponeres av styret iht. pkt. 3.4.
3.3 Vederlag til utlandet
Vederlag til rettighetshavere fra land hvor Kopinor ikke har representasjonsavtale med en relevant organisasjon, samt vederlag for verk der opprinnelseslandet ikke kan identifiseres, blir avsatt i tre år i påvente av eventuell avtaleinngåelse og for å møte eventuelle krav. Etter tre år anses midlene som foreldet og disponeres av styret iht. pkt. 3.4.
3.4. Foreldet vederlag
Vederlagsmidler som er foreldet jf. pkt. 3.2 og 3.3, disponeres av styret til internasjonalt solidaritetsarbeid og til tiltak som vil bidra til å styrke rettighetshavernes stilling og øke forståelsen for opphavsrett. Det kan også besluttes at midler fordeles til medlemsorganisasjonene basert på foregående års fordeling. Styret vedtar retningslinjer for bruken av midlene og rapporterer om denne bruken i årsregnskapet.
4 Fradrag i vederlaget
I vederlaget kan Kopinor gjøre fradrag for kostnader til egen administrasjon og drift. Nivået på disse kostnadene fastsettes av representantskapet ved den årlige budsjettbehandlingen. Endelig regnskap rapporteres i årsmeldingen.
5 Plassering av vederlagsmidler
Hensynet til sikkerhet, likviditet og avkastning skal ivaretas ved plassering av vederlagsmidler, og plasseringene skal spres slik at uforholdsmessig avhengighet og konsentrasjon i porteføljen unngås.
Fortrinnsvis plasseres ufordelte midler med lav risikoprofil og kort bindingstid, i all hovedsak i bankinnskudd, banksertifikater og statsobligasjoner.
Langsiktig overskuddslikviditet kan plasseres med noe høyere risikoprofil i obligasjonsfond, kombinasjonsfond eller aksjefond. Plasseringer i obligasjonsfond har en tidshorisont på minst ett år, mens øvrige langsiktige investeringer har en tidshorisont på minst tre år.
6 Risikohåndtering
Styret skal årlig behandle en analyse av risiko og sårbarhet knyttet til alle relevante sider av Kopinors virksomhet, herunder risiko knyttet til investering av vederlagsmidler.