Samarbeidsavtale KS-Kopinor 2010

mellom KS og Kopinor

om kopiering og bruk av opphavsrettslig beskyttet materiale i kommunal og fylkeskommunal undervisningsvirksomhet og administrasjon m.m.

Partene er etter forhandlinger enige om følgende:

1 Mønsteravtalen for perioden 7. april 2006 til 31. desember 2009 – vedlegg 1 – sammenholdt med protokoll datert 6. oktober 2008 – vedlegg 2 – videreføres som grunnlag for kommunenes vederlagspliktige eksemplarfremstilling av opphavsrettslig beskyttet materiale fra 1. januar 2010 til 31. desember 2011.

2 KS og Kopinor skal i løpet av 2010 la gjennomføre en felles utvalgsundersøkelse som skal danne et forsvarlig grunnlag for forhandlinger om ny mønsteravtale.

3 Undersøkelsen skal holde høy statistikkfaglig standard og skal gjennomføres av et uavhengig statistisk byrå, etter forsvarlig innhenting av tilbud. Kopinor og KS nedsetter i fellesskap en styringsgruppe som har ansvar for planlegging og gjennomføring av undersøkelsen, herunder forberedelse av et mandat og instruks for det statistiske byrået og løpende kontroll og oppfølgning av arbeidet. Undersøkelsen kan inndeles i flere del-undersøkelser.

4 Undersøkelsen skal så langt som mulig kartlegge den samlede årlige eksemplar¬fremstilling og bruk av opphavsrettslig beskyttet materiale, det vil si alle former for analog og digital eksemplarfremstilling og bruk av slike digitale eksemplar. Det innebærer konkret en kartlegging av

• antall papirkopier
• antall lysark
• antall utskrifter
• antall digitale kopier
  i. lagret som filer i læringsplattformer, intranett, elektroniske arkiv og andre filsystemer/programmer som benyttes til deling
  ii. lagret som filer på frittstående lagringsmedium (harddisken til en enkeltstående PC, CD, DVD, minnepinne o.l.), og om filene er ment for projisering på skjerm/elektronisk tavle
  iii. sendt med e-post eller andre meldingssystemer, herunder antall mottakere

som foretas av folkevalgte, tilsatte, elever og andre med særlig tilknytning til kommunenes virksomhet, og innhenting av annen informasjon som styringsgruppen finner relevant, for eksempel omfang av lagring, sending eller annen behandling av lenker, omfang av deling av digitale kopier mv.

Mønsteravtalens definisjon av kopiside legges til grunn i undersøkelsen, likevel slik at for digitalt materiale er en kopiside normalt lik en A4-side i standard utskriftformat. Undersøkelsen skal for et representativt utvalg dokumenter kartlegge hvor stor del av kopisiden det opphavsrettslig beskyttede materialet utgjør, samt stoff- og kildetypen til dette materialet.

Andel til privat bruk/makulatur skal også søkes kartlagt gjennom utvalgsundersøkelsen, jf. punkt 8 i avtale/mandatet til Vederlagsnemnda av 7. april 2006.

5 Resultatene fra utvalgsundersøkelsen skal gi et forsvarlig statistikkfaglig grunnlag for forhandling om fastsetting av et vederlagspliktig volum av beskyttet materiale, herunder for forhandling om fastsetting av relevante fradrag for kopiering foretatt med hjemmel i lov eller annet avtalegrunnlag. Undersøkelsen skal videre gi Kopinor grunnlag for fordeling av midler til rettighetshavere i inn- og utland.

Kopinor og brukerne dekker kostnadene ved undersøkelsen likt. Merkostnader som refererer seg til fordelingen til rettighetshavere i inn- og utland bæres av Kopinor. Merkostnadene fastsettes etter forhandlinger mellom partene eller etter kostnadsoverslag fra den som har gjennomført undersøkelsen.

6 Partene er enige om følgende tidsplan for gjennomføring av utvalgsundersøkelsen:

• styringsgruppen nedsettes innen 1. januar 2010
• enighet om metode og opplegg innen 1. april 2010
• inngåelse av kontrakt med gjennomførende byrå/institutt innen 15. mai 2010
• gjennomføring av undersøkelsen, datainnsamling i perioden september 2010 – januar 2011
• godkjent rapport innen 1. mars 2011

7 Partene er enige om følgende tidsplan for forhandlinger om ny mønsteravtale:

• hver av partene oppnevner et forhandlingsutvalg innen 1. oktober 2010
• forhandlingsutvalget skal følge fremdriften til undersøkelsen og avtale nærmere tidsplan for forhandlingene ut fra denne

8 For 2010 faktureres et samlet vederlag tilsvarende vederlaget for 2009 i samsvar med oppdatert antall tilsatte og elever, jf. mønsteravtalen 2006-2009 § 24. For 2011 faktureres et samlet vederlag stort kr 100 mill. fordelt på brukerne pro rata.

9 Når det foreligger en ny mønsteravtale mellom partene med virkning fra 1.1.2012 – enten etter forhandling jf. punkt 7 eller etter megling eller tvistebehandling jf. punkt 18 – skal partene gjøre en beregning av hva vederlaget for 2011 faktisk ville ha vært om man baserte seg på den nye mønsteravtalens betingelser.

Dersom beregningen viser et positivt eller negativt avvik sammenlignet med vederlaget fakturert for 2011, kan hver av partene kreve at det foretas et etteroppgjør tilsvarende det kronebeløp et slikt avvik utgjør. Etteroppgjør skjer ved at Kopinor ved første fakturering under ny mønsteravtale gjør et fradrag eller påslag tilsvarende avviksbeløpet fordelt pro rata i forhold til foretatt fakturering til hver enkelt bruker i 2011.

Dersom partene ikke skulle bli enige om at det foreligger grunnlag for å kreve etteroppgjør eller om avviksbeløpets størrelse, søkes uenigheten først løst ved forhandlinger. Dersom det ikke oppnås enighet gjennom forhandlingene, kan hver av partene kreve megling eller kreve voldgift i samsvar med voldgiftslovens alminnelige regler.

10 KS gir innen 1. april hvert år Kopinor data i maskinlesbar form for antall tilsatte i kommunal og fylkeskommunal virksomhet, på grunnlag av nyeste tilgjengelige oppgaver over tilsatte innrapportert til PAI-registret.

11 KS skal hvert år, til orientering, gi Kopinor data i maskinlesbar form for antall bedriftsmedlemmer i KS, med navn, adresser og antall tilsatte.

12 Data iht. pkt. 10 og 11 over skal leveres vederlagsfritt.

13 Kopinor skal skriftlig orientere KS om grunnlaget for betaling av vederlag for de kommuner og fylkeskommuner som har inngått mønsteravtalen, senest 14 dager før utsendelse av faktura.

14 Partene skal i fellesskap utarbeide en orientering til alle kommunene, sammen med et formular med aksept av

• at det gjennomføres en statistisk undersøkelse etter tilsvarende prinsipper som i gjeldende mønsteravtale §§ 28-30 og at det statistiske byrået får tilgang til skolenes læringsplattformer
• ovennevnte ordning som grunnlag for hhv. vederlagspliktig eksemplarfremstilling (se pkt. 1) og fakturering (se pkt. 8 og 9) i perioden 1. januar 2010 til 31. desember 2011

KS påtar seg å anbefale kommunene å akseptere dette.

15 Partene utarbeider i fellesskap generelt informasjonsmateriale om avtalen (brosjyrer, plakater og lignende). Kopinor bekoster produksjon og distribusjon. Partene skal være omforent om innholdet i slikt felles informasjons¬materiale før det distribueres.

16 Gjenpart av annen generell skriftlig informasjon om avtalen som sendes ut av KS eller Kopinor, sendes uten ugrunnet opphold til den annen part til orientering.

17 Hele KS-organisasjonen (konsernet og regionkontorer) gis ved denne avtale tillatelse til kopiering og bruk av opphavsrettslig beskyttet materiale på samme vilkår som for kommunal og fylkeskommunal administrasjon etter den til enhver tid gjeldende mønsteravtale.

18 Dersom forhandlinger om forlengelse eller reforhandling av mønsteravtale for kommuner og fylkeskommuner ikke fører til enighet, kan hver av partene etter samarbeidsavtalen kreve megling etter åndsverkloven § 38. Er partene enige om det, kan tillatelse til og vilkår for eksemplarfremstillingen fastsettes etter reglene i åndsverkloven § 38 første ledd annet punktum (Vederlagsnemnda).

19 Denne samarbeidsavtalen gjelder til 31. desember 2011.

20 Denne avtalen foreligger i to eksemplar, ett til hver av partene.

21 Samarbeidsavtalen undertegnes med forbehold om godkjenning av KS’ Hovedstyre og Kopinors styre.

Oslo, den 14. januar 2010 For KS Børge Benum (sign.)

Oslo, den 15. januar 2010 For Kopinor Hans-Petter Fuglerud (sign.)